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A MATRIZ DE RECURSOS E PROCESSOS

Anos atrás, quando fazia o curso de Análise de Sistemas da IBM (EA-10), tive contato com uma ferramenta desenvolvida para facilitar na análise de projetos, denominada Matriz de Recursos e Processos.

Tenho utilizado - e aperfeiçoado - a citada ferramenta ao longo do tempo, acrescentando-lhe alguns processos que são típicos a todos os recursos utilizados por uma organização.

A MATRIZ DE RECURSOS E PROCESSOS E A TEORIA GERAL DOS SISTEMAS

A Teoria Geral dos Sistemas (TGS) é uma abordagem de desenvolvimento de sistemas gerais (ver artigos específicos sobre o tema: TGS - Kenneth Boulding e Teoria Geral dos Sistemas). Uma de suas aplicações práticas é a modelagem de organizações como sistemas-objeto que irão servir como "mapas" para o desenvolvimento de sistemas de informações.

Assim, a Matriz de Recursos e Processos serve perfeitamente para essa finalidade.

As organizações são sitemas abertos, realizando trocas permanentes com seu meio-ambiente. A incapacidade de realizar adequadamente essas trocas pode determinar disturbios que em última instância podem levar ao desaparecimento das mesmas.

Como qualquer outro sistema, a organização "retira" recursos do meio-ambiente (humanos, financeiros, materiais, tecnológicos) os tranforma, através de seus processos e finalmente os "devolve" ao meio-ambiente.

UTILIZAÇÃO PRÁTICA DA MATRIZ DE RECURSOS E PROCESSOS

Embora cada organização utilize uma combinação única de recursos, os processos pelos quais os mesmos passam são semelhantes. Seu mapeamento através da Matriz de Recursos e Processos torna-se um instrumento interessante de análise, porque através dela podemos:

levantar o elenco de recursos utilizados pela organização;
entender quais processos estão sendo desempenhados com relação a cada recurso em particular;
como estão articulados os diversos processos ao longo da administração de cada recurso;
como estão articulados os processos entre os diversos recursos.

EXEMPLO DE UTILIZAÇÃO DA MATRIZ DE RECURSOS E PROCESSOS

Na tabela abaixo temos alguns recursos típicos de algumas organizações. Na etapa de diagnóstico inicial, o analista precisa preencher nas linhas os recursos que possam ser considerados relevantes para aquela organização em particular.

Muitas vezes recursos semelhantes têm processos diferentes, como por exemplo: uma empresa industrial pode tratar a compra de matérias-primas de modo diferente como trata a compra de materias de escritório; uma entidade de ensino pode tratar os processos referentes ao seu corpo docente diferentemente do modo como trata o pessoal administrativo etc.

Assim, é de fundamental importância o entendimento de quais recursos são mais importantes para sua inclusão na matriz.

RECURSO	PLANEJA- MENTO	OBTENÇÃO	ALOCAÇÃO	DESENVOL- VIMENTO	MANUTEN- ÇÃO	"PERDA"	REGISTROS	CONTROLE
RECURSO	PROCESSOS
HUMANO	Efetivo Folha Plano de Carreira Sistema de Avaliação	Cadastro de candidatos Recrutamento Seleção Admissão	Definição de unidade de destino	Treniamento Promoção Aumento de salário	Remanejamento Reintegração Reciclagem	Aposentadoria Morte Demissão Pedido de demissão	Dados Funcionais Folha de Pagamento	Definição de padrões, Avaliação e Correção do desempenho
FINANCEIRO	Receitas Despesas Orçamento Fluxo de caixa	Recursos próprios Financiamento Vendas	Realização de despesas ou investimentos	Controle de gastos Aplicações financeiras	Correção monetária	Pagamentos Perdas decorrentes da inflação Desvios	Contabilidade Relatórios gerenciais	Definição de padrões, Avaliação e Correção do desempenho
MATÉRIA PRIMA	Volumes de compras Níveis de estoques Especificações de qualidade	Cadastro de fornecedores Cotações Compras Acompanhamento das compras Recepção Inspeção	Definição dos usuários	Pesquisa e desenvolvimento Novos fornecedores Controle de qualidade	Armazenagem e manuseio	Uso e consumo na fabricação Obsolescência Quebras	Registros de inventário Índices de consumo	Definição de padrões, Avaliação e Correção do desempenho
MATERIAIS EM PROCESSO	Programação de produção Período do ciclo produtivo	Recebimento do Almoxarifado	Designação das unidades produtivas	Pesquisa e desenvolvimento Novos processos Controle de processo	Armazenagem e manuseio	Consumo na fabricação Entrega para comercialização Perdas e quebras	Registros de Inventário Índices de consumo Produção Total	Definição de padrões, Avaliação e Correção do desempenho
PRODUTOS ACABADOS	Projeções de Vendas Níveis de estoques Planos de distribuição	Recebimento da Produção	Definição dos mercados	Pesquisa e desenvolvimento: modelos, design, embalagem Controle de qualidade	Armazenagem e manuseio	Venda Obsolescência Quebras	Registros de inventário Vendas por tipo de cliente e por área geográfica	Definição de padrões, Avaliação e Correção do desempenho
CLIENTE	Perfil dos clientes Localização dos clientes Projeções de Vendas	Novos clientes Recuperação de clientes	Segmentação de mercado	Novos usos para produtos atuais Aumento do consumo	Fidelização	Mudança de perfil econômico Mudança de classe de consumo Morte, falência	Histórico de consumo Histórico de reclamações	Definição de padrões, Avaliação e Correção do desempenho

Em uma empresa comercial, naturalmente não existem os processos referentes às matérias-primas e aos produtos em processo. Existem apenas as Mercadorias, que têm um tratamento similar a uma conjunção entre os três processos referentes a recursos materiais listados na tabela.

Deve-se levar em consideração também que o cliente é um tipo especial de recurso que a organização detém, sendo - em conseqüência - submetido aos mesmos processos dos demais recursos.